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A maioria das planilhas problemáticas que encontro por aí, tem como causa a sua estrutura, ou seja, no momento em que ela foi criada, não foi elaborada da maneira correta. Isso faz com que os usuários se tornem “escravos” da planilha, passam horas e horas diárias trabalhando nela. Se você passa muito tempo por dia em uma planilha todos os dias, já adiando (sem mesmo conhecer a planilha) que tem algo que pode (e deve!) ser melhorado e estruturado. O Excel que deve trabalhar para nós, e não o contrário.

Cada planilha, deve ter como base uma tabela, que até não precisa ser bonitinha e formatada, mas sim funcional!

Nunca devemos ficar separando planilhas por cargos, pessoas, produtos, ou então períodos, dias, meses anos e etc. Isso dificulta bastante a análise

Como devo estruturar a minha planilha - Mais que planilhas

Devemos organizar nossa planilha por Tipo de informação, como, Contas a Pagar, Contas a Receber e etc.

Como devo estruturar a minha planilha - Mais que planilhas

Dessa maneira, conseguimos facilmente extrair informações de várias maneiras (formulas, tabela dinâmicas e etc.), onde fica fácil de analisar os resultados. Veja um exemplo abaixo de uma planilha simples, porém bem estruturada.

Como devo estruturar a minha planilha - Mais que planilhas

Depois de bem estruturada, fica fácil de fazer uma tabela dinâmica, gráficos e/ou uma segmentação de dados para analisar os dados.

Como devo estruturar a minha planilha - Mais que planilhas

Sigam essas dicas e aumente sua produtividade com o Excel e pense nas suas planilhas. Dependendo da situação, é mais fácil refazer a planilha do ZERO, repensando na sua estrutura, pode dar trabalho (e vai!), porém os ganhos são imensos a curto e médio prazo.

Transcrição do vídeo

E aí, pessoal! Tudo bem?

Vou falar com vocês hoje sobre uma das coisas mais tensas do Excel, que é a estrutura das planilhas. Gente, eu vejo cada planilha por aí que vocês não têm ideia.

Então a gente tem que pensar quando a gente for montar uma planilha pra gente não virar escravo dessa planilha. Se você passa muito tempo trabalhando, trabalhando, trabalhando naquela planilha, você é um escravo dela.

Faça a planilha trabalhar para você

A gente tem que entender que é a planilha que tem que trabalhar pra gente. E tudo isso resolve-se lá no começo, quando a gente montou aquela planilha. As pessoas têm uma mania de montar um relatório e preencher aquele relatório. Aí elas ficam escravas daquela tela, porque aquela tela é a tela que ela quer que a pessoa receba a informação.

Mas não necessariamente, precisa ser ali. Às vezes se perde muito tempo já querendo trabalhar no output da planilha, no final, no resultado dela. E não é por aí.

Organize as informações como um banco de dados

A gente tem que pensar como um banco de dados funciona. O banco de dados funciona de maneira estruturada. As tabelas bem separadinhas, as colunas, os campos bem separadinhos.

Aí o pessoal me fala assim “ah, mas eu vou juntar todas as informações num lugar só?”. Sim. A gente consegue extrair essas informações de outras maneiras e montar os relatórios dinâmicos. Com um, dois cliques a gente consegue resolver tudo.

Isso é muito simples. O segredo então está na estrutura.

Vou mostrar pra vocês agora algumas telas do que fazer e o que não fazer. Vamos acompanhar aí, pessoal.

Estruturando uma planilha em Excel – o que não fazer

Pessoal, vamos lá então. Quanto à estrutura da planilha, eu vejo que é algo que o pessoal sempre peca. Eu vejo cada planilha que vocês não têm ideia por aí. E é algo que começa sempre lá atrás.

Por exemplo, como você montar a sua planilha. Geralmente, as pessoas pensam assim “ah, eu preciso de um relatório que me mostre as vendas por vendedor, por produto ou por período e eu já monto esse relatório do jeito que eu preciso”.

Separar planilhas por períodos ou datas

Pessoal, não é bem assim que a gente tem que pensar. A gente tem que estruturar de uma maneira mais correta. Então a gente nunca deve separar planilhas por períodos ou por dias:

  • Janeiro
  • Fevereiro
  • Março
  • Abril
  • 01/01/1998
  • 02/01/1998

Aí vai até hoje. Existem planilhas que têm milhares de datas.

Por que?

O que acontece? Você chega e fala pra pessoa: como é que foi o primeiro semestre? Aí você tem que ficar somando dia a dia dessa planilha.

Ah, beleza, como foi a segunda quinzena de outubro de 2016? Pronto, lá vai você de novo procurar as planilhas de cada data pra poder separar.

Isso é horrível. Você perde muito tempo e às vezes você não consegue responder isso de maneira fácil.

Separar planilhas por pessoas, cargos, produtos

Outra coisa que o pessoal faz também: separar as planilhas por pessoas, cargos, produtos ou pessoas e meses.

Então uma planilha para cada vendedor, uma planilha para cada vendedor por mês. Então eu vejo muito isso também. Não precisa fazer isso. Isso não é legal. Você vai se perder.

Se você chegar e falar: como foi a primeira quinzena? Aí é pior ainda, porque você tem por vendedor. Aí você tem que ficar somando a primeira quinzena de cada um aqui e aí é onde você perder muito tempo só pra levantar informações.

Estruturando uma planilha em Excel – o que fazer

Qual é a maneira correta?

Agrupar as informações por tipo

Exemplos:

  • Contas a pagar
  • Contas a receber
  • Vendedores
  • Vendas
  • Notas fiscais

Beleza. Então você separa dessa maneira.

“Ah, mas eu vou jogar todas as informações de todos os meses, de todos os vendedores, de todos os produtos numa tabela só?”. Sim!

Pense em colunas

É assim que um banco de dados trabalha. A gente tem que pensar dessa maneira. Lá no banco de dados, fica tudo armazenado em formato de colunas. É assim que a gente tem que trabalhar.

Então aqui são um exemplos de planilhas que a gente tem aqui embaixo de como não fazer. E aqui no finalzinho, eu vou mostrar alguns exemplos.

Exemplo de planilha mal estruturada

Aqui é uma planilha de um modo errado. Um relatório de vendas onde você vai lançando separado por mês e por vendedor.

Então as vendas do Zé de janeiro estão aqui. Aqui do outro lado, as vendas do Zé de fevereiro. E aqui na terceira planilha, as vendas do Zé de março estão lançadas.

Bom, a gente tem três planilhas e se eu chegar pra vocês e falar: como foi a primeira quinzena?

Você tem que vir aqui e separar.

Como foi um mês comparado com o outro?

A gente tem que ficar fazendo resuminhos, tem que ficar somando. Ou criar uma planilha auxiliar.

Então, pessoal, essa não é a melhor maneira. E outra, aqui eu estou falando de um vendedor só, mas e se a gente tivesse 10 vendedores? Eu iria ter 10 planilhas para  vendedores em janeiro, 10 planilhas para vendedores em fevereiro.

E isso é muito comum no dia a dia. Por isso que a gente vê pessoas trabalhando nas planilhas o dia inteiro. Fica naquela planilha. Aquela planilha é a vida dela.

Isso não é muito legal.

Exemplo de planilha bem estruturada

Qual é a maneira correta?

Vamos pensar no seguinte: ao invés de eu ter uma planilha com mês e uma planilha com o vendedor aqui, eu posso manter a mesma estrutura que eu tenho aqui e aqui eu adicionei duas colunas. Uma do mês e outra do vendedor.

A do mês eu nem precisaria ter colocado, porque eu já tenho data aqui e eu posso usar essa informação. Mas, pra manter o padrão que eu tinha, pra mostrar pra vocês que dá certo, eu colei a informação aqui.

E aqui, pessoal, eu coloquei outros vendedores. Então eu tenho o Zé de janeiro, fevereiro e março. Eu tenho o João de janeiro, fevereiro e março. E eu tenho a Maria de janeiro, fevereiro e março também.

Eu poderia ter todos os vendedores do ano inteiro aqui, todas as notas fiscais, venda por venda, sem problema nenhum.

“Ah, mas vai ficar essa bagunça aqui?”.

Exibindo as informações que interessam

Bom, eu tenho n maneiras de mostrar essa informação de forma clara. Aqui do lado, eu estou exemplificando através de tabela dinâmica.

Então criei uma tabela dinâmica aqui. A gente vai aprender no canal a fazer tabela dinâmica e a usá-la da maneira correta, porque a tabela dinâmica também é bem perigosa.

Uma delas que estou demonstrando aqui é via tabela dinâmica. E da tabela dinâmica, um gráfico simples. Esse aqui é um gráfico de colunas simples que é padrão do Excel, só dei uma mexidinha aqui.

E aqui do lado eu estou usando segmentação de dados, que a gente vai aprender também.

Olha que interessante, eu tenho uma linha do tempo aqui também.

Então, olha só, eu consigo fazer com que essa planilha fique de maneira bem dinâmica. Ah, quero ver só as vendas de janeiro, clico aqui em janeiro. Só janeiro.

Ah, quero ver só fevereiro. Ah, quero ver só março. Quero ver só fevereiro e março. Seguro o ctrl aqui e eu tenho as informações.

Ah, quero ver só janeiro da Maria. Janeiro da Maria e do Zé.

Então, eu posso colocar os filtros da maneira que eu quiser usar nossa segmentação de dados. E eu posso usar aqui também na linha do tempo. Quero só de janeiro, só de fevereiro.

Aqui eu também tenho uma linha do tempo que é da coluna da data. Dia a dia mesmo.

Então aqui eu posso usar um simples gráfico vinculado à tabela dinâmica, um gráfico dinâmico, com uma segmentação de dados aqui por vendedor.

Então aqui fica muito mais fácil, muito melhor do que aquele relatório que a gente fica mostrando ali cheio de informações e que não diz nada.

Ah, mas e se eu quiser ver as informações aqui na minha tabela dinâmica? Eu posso incluir então as informações do jeito que eu quiser. Aí então a gente fica com a planilha de maneira bem automática.

Então, pessoal, sempre que a gente for pensar na nossa planilha, a gente tem que começar a estruturar nossa tabela. Sempre pensar em colunas, datas etc.

Ah, mas a pessoa vai lançar janeiro e fevereiro aqui, um embaixo do outro? Vai.

Se você vai copiar isso de outra planilha, de outro sistema, não tem problema. Segue esse padrão que depois fica muito mais fácil da gente trabalhar com a informação.

Planilhas bem estruturadas trazem eficiência

Então, com a planilha bem estruturadinha, com apenas poucos cliques a gente consegue já ter informações do jeito que a gente quiser.

Então, pessoal, espero que vocês tenham gostado. Pratiquem bastante, analisem as suas planilhas e qualquer dúvida, escrevam no nosso canal, comentem, mandem suas dúvidas, sugestões, críticas, perguntas. Todas serão muito bem-vindas e respondidas.

Obrigado!

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